La mejora continua en los sistemas de gestión
Toda organización debería buscar continuamente mejorar la eficacia de los procesos de la organización, más que esperar a que un problema le revele oportunidades para la mejora.
Las mejoras pueden variar desde actividades escalonadas continuas, hasta proyectos de mejora estratégica a largo plazo.
La organización debe tener un proceso para identificar y gestionar las actividades de mejora.
Estas mejoras pueden resultar en cambios en el proceso o en el producto e incluso en el sistema de gestión de la calidad o en la organización.
Como señalan las normas, el uso de la política de la calidad, los objetivos de la calidad, los resultados de las auditorías, el análisis de datos, las acciones correctivas y preventivas y la revisión por la dirección, son herramientas que deberían utilizarse para la mejora continua. Algunas premisas fundamentales son:
Siempre existe una mejor forma de hacer las cosas.
Todas las personas deben de participar realizando sugerencias para mejorar sus procesos.
Si se tienen datos reales, la toma de decisiones resulta más fácil y efectiva.
Si se está ante una crisis, la mejora es drástica y es el insumo indispensable para normalizar la emergencia.
Las mejoras se pueden llevar a cabo para corregir, para prevenir, para superar marcas alcanzadas o para innovar.
Existen diferentes metodologías para la mejora y cada día surgen otras más.
Crear la cultura y enraizarla en una organización, puede llevar mucho tiempo, pero cuanto más temprano se inicie, más pronto se podrán ver los resultados.
Para ello se recomienda lo siguiente:
Establecer el objetivo.
Acoplar y analizar la información,
Listar las acciones posibles.
Analizar riesgos (pros y contras de cada acción) y decidir qué acción poner en práctica.
Poner en práctica la acción.
Evaluar el resultado de la acción y decidir si aquí finaliza o se reinicia en alguna de las etapas anteriores.
Resulta conveniente el uso de indicadores para recolectar, ordenar y analizar datos para presentar el estado de los procesos y facilitar la toma de la decisión a quien tiene el poder o la responsabilidad para ello. El uso de estos indicadores depende de cada caso en particular y van desde el cálculo de promedios, rangos y desviación estándar; elaboración de diagramas de Pareto, histogramas, dispersión, causa efecto, estratificación y gráficos de control; hasta cuestiones más sofisticadas como diseño de experimentos, análisis de regresión, análisis de series de tiempo y otras.