Consejo 1: Identifica los procesos que vas a analizar.
Establece un programa de auditorías para que planifiques diferentes auditorías a lo largo de uno, dos o tres años.
Una herramienta que puedes usar para analizar los procesos de tu negocio, es un diagrama de flujo.
Por lo tanto, identifica y selecciona los procesos más críticos. esos serán los que puedes empezar a analizar primero.
Consejo 2: Establece un programa de auditoría
Te servirá para asegurarte que habrás auditado todos los procesos de tu organización.
Consejo 3: Solicita la documentación de los procesos que vas a auditar
Puede ser un manual, un procedimiento o una instrucción de trabajo.
Cualquiera de estos documentos, puede servirte para que tengas más detalles sobre los pasos que componen ese proceso, quien lleva a cabo cada paso, qué registros de control se generan, etc.
Si no existe documentación de los procesos en esa área que vas a auditar, podrás hacerte una idea con el diagrama de flujo que te han entregado o has dibujado en el paso 1.
Consejo 4: Identifica qué valor aporta o cuál es el objetivo de ese proceso
Apoyándote en la documentación de los procesos y los diagramas de flujo, sabrás perfectamente cuál es el valor que aporta cada proceso al producto o servicio que entrega tu organización al mercado.
Identifica el por qué existe ese proceso y cuál es el objetivo que cumple en el resultado final del ciclo productivo de la organización.
Ese análisis te ayudará a entender el valor que aporta ese proceso en la entrega del producto o del servicio al mercado.
Consejo 5: Identifica registros de control que puedan existir para cada uno de los procesos
Con el diagrama de flujo y la documentación de los procesos que tienes en tu poder, podrás ver si existen ciertos registros de control que aseguren que se está llevando a cabo este proceso de manera ordenada y controlada.
Consejo 6: Establece y comunica un plan de auditoría
Este paso te ayudará a ti a marcarte una agenda de trabajo a la hora de realizar la auditoría y les servirá a los compañeros para que les comuniques qué vas a auditar dentro de sus departamentos y a qué hora aproximadamente te reunirás con ellos.
Consejo 7: Comienza la auditoría y pregunta cuando no entiendas algo
En este paso, ya en plan tarea de revisión, tienes tu plan de auditoría bien establecido y sabes qué procesos auditar, con quién reunirte y qué debes de preguntarle al compañero auditado para que te explique cómo se desarrolla el proceso en el que él o ella interviene y qué registros de control se queda como información documentada.
Este es el momento de preguntar a la persona que estás auditando cualquier duda o asunto que no te haya quedado claro antes de tomar la decisión de si está cumpliendo o no con los procedimientos establecidos.
Consejo 8: Identifica y registra no conformidades y observaciones
En esta fase, es donde analizas y decides después de hablar con el auditado, si se está produciendo un incumplimiento en los procesos o procedimientos establecidos en la organización (no conformidad) o pese a cumplir,
Esa situación, podría convertirse en un incumplimiento en un futuro (observación).
Consejo 9: Entrega del informe de auditoría interna
Llegados a este paso, tan solo tendrás que prepararte la reunión de cierre y comunicar los resultados a la persona o personas a los cuales debes informar.
Este es el mejor momento para, una vez analizado el resultado de la auditoría, establecer las acciones necesarias para mejorar los procesos en los cuales se ha fallado.
No todo habrán sido no conformidades y observaciones. Seguro que habrás encontrado muchas cosas que se están haciendo muy bien.
Refléjalo también en el informe y comunícalo a la persona que estés informando.